Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Dimitar Kuzumski
handelnd unter ProperIT Consulting
Wiedbachstraße 49
65307 Bad Schwalbach
Deutschland
E-Mail: info@properit-consulting.de

Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an die vorstehende Anschrift oder an info@properit-consulting.de.

2. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister betrieben. Die auf dieser Website erhobenen personenbezogenen Daten werden auf den Servern dieses Anbieters verarbeitet. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns.

Hosting-Anbieter ist Microsoft, vertraglich die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Website-Anwendung wird im Dienst Azure App Service in der Microsoft-Azure-Region „West Europe“ betrieben; der Rechenzentrumsstandort dieser Region sind die Niederlande.

Mit Microsoft besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) in der für das jeweilige Vertragsverhältnis geltenden Fassung.

Microsoft verarbeitet daneben Daten im Rahmen der eingesetzten Azure- und Microsoft-365-Dienste nach den jeweils geltenden vertraglichen Produkt- und Datenschutzbedingungen. Eine darüber hinausgehende Zusage zur EU Data Boundary machen wir nur für die Dienste, deren konkrete Mandanten- und Dienstkonfiguration dies bestätigt.

3. Server-Logfiles und Protokollierung

Beim Aufruf dieser Website übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Informationen, die auf Plattformebene des Hosting-Anbieters verarbeitet werden können:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf
• verwendeter Browsertyp und dessen Version sowie das Betriebssystem
• zuvor besuchte Seite (Referrer-URL), sofern übermittelt

Wir haben keine anwendungseigene HTTP-Zugriffsprotokollierung für Websitebesuche aktiviert. Die Diagnoseprotokolle unseres Website-Servers enthalten keine Inhalte aus dem Kontaktformular und werden nach sieben Tagen gelöscht. Microsoft verarbeitet daneben systemgenerierte Betriebs-, Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle. Deren Speicherdauer richtet sich nach Protokolltyp, Zweck und den jeweils geltenden Microsoft-Vertrags- und Dienstbedingungen. Azure Activity Logs zu Verwaltungsoperationen werden standardmäßig 90 Tage gespeichert; sie sind keine Zugriffsprotokolle der Websitebesucher. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

4. Cookies, Tracking und Reichweitenmessung

Diese Website setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Es sind weder Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity noch vergleichbare Dienste eingebunden. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Profiling und kein Remarketing statt.

Auch für die Sprachauswahl wird kein Cookie gesetzt: Die Sprache ergibt sich ausschließlich aus der aufgerufenen URL (/de/… beziehungsweise /en/…). Beim erstmaligen Aufruf der Startseite wird lediglich anhand der von Ihrem Browser gesendeten Spracheinstellung auf die passende Sprachversion weitergeleitet; dabei wird nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Website wird daher keine Verbindung zu externen Schriftarten-Servern hergestellt.

Da wir keine Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen, die nicht für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich sind, benötigen wir für den Besuch dieser Website keine Einwilligung nach § 25 TDDDG und zeigen deshalb bewusst kein Cookie-Banner.

Sollte künftig eine Analyse- oder Marketing-Technologie ergänzt werden, bewerten wir die Anforderungen des § 25 TDDDG neu und aktualisieren diese Datenschutzerklärung, bevor die Technologie zum Einsatz kommt.

5. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Über das Formular werden folgende Daten erhoben:

• Name (Pflichtangabe)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Thema der Anfrage (Pflichtangabe)
• Nachricht (Pflichtangabe)
• Unternehmen (freiwillig)
• Telefonnummer (freiwillig)
• Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben

Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet; freiwillige Angaben können Sie weglassen, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen. Die Formularinhalte werden nicht in einer Datenbank dieser Website gespeichert, sondern ausschließlich als E-Mail zugestellt. Bitte übermitteln Sie über das Formular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und keine vertraulichen Zugangsdaten.

6. Schutz vor automatisierten Einsendungen

Um das Kontaktformular vor automatisierten Einsendungen zu schützen, verwenden wir zwei Verfahren ohne Drittanbieter: ein für Menschen unsichtbares Zusatzfeld („Honeypot“) sowie eine Begrenzung der Anzahl von Einsendungen pro Zeitraum. Für diese Begrenzung wird Ihre IP-Adresse ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert, protokolliert oder auf einen Datenträger geschrieben.

Ein externer Captcha- oder Bot-Schutz-Dienst ist nicht eingebunden. Weder beim Aufruf der Seite noch beim Absenden des Formulars wird ein Skript eines Drittanbieters geladen oder werden Daten an einen Drittanbieter übermittelt.

7. E-Mail-Versand

Ihre Formularanfrage wird von unserem Server als E-Mail an info@properit-consulting.de zugestellt. Ein zusätzlicher externer SMTP-Dienstleister ist nicht eingebunden: Die Nachricht wird unmittelbar aus unserem eigenen Postfachsystem versendet.

Der Versand erfolgt über Microsoft Exchange Online (Microsoft 365) in unserem eigenen Microsoft-365-Mandanten. Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Website authentifiziert sich dabei ohne gespeichertes Kennwort über eine verwaltete Identität, die technisch ausschließlich auf das Absenderpostfach beschränkt ist.

Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich als Antwortadresse („Reply-To“) gesetzt; als Absender dient stets eine Adresse unserer eigenen Domain. Die Übertragung zum Mailserver erfolgt transportverschlüsselt. Schlägt die Zustellung fehl, protokollieren wir lediglich die Fehlerart, niemals den Inhalt Ihrer Nachricht.

Auch für Microsoft 365 gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) in der für das jeweilige Vertragsverhältnis geltenden Fassung.

Für die Postfachdaten machen wir keine über die jeweils geltenden Microsoft-Vertrags- und Dienstbedingungen hinausgehende Zusage zur EU Data Boundary. Bitte beachten Sie außerdem, dass die Übertragung von E-Mails über das Internet grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann und ein lückenloser Schutz vor Zugriff durch Dritte nicht gewährleistet werden kann.

8. Rechtsgrundlagen

Wenn Sie uns zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags kontaktieren und selbst Vertragspartei sind, verarbeiten wir Ihre Angaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen – insbesondere wenn Sie als Beschäftigter, Ansprechpartner oder Vertreter eines Unternehmens oder einer öffentlichen Stelle handeln – erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geschäftliche Anfragen zu beantworten, Leistungen anzubahnen und die Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern zu organisieren.

Der sichere, stabile und missbrauchsgeschützte Betrieb der Website, die begrenzte Fehlerdiagnose sowie der Schutz des Kontaktformulars vor Spam erfolgen ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots sowie in der Verhinderung von Missbrauch.

Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten speichern müssen, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

Bei der Abwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wirkt eingriffsreduzierend, dass diese Website kein Tracking, keine Werbung und keine Profilbildung einsetzt, keine Cookies verwendet, Formularanfragen nicht in einer Datenbank speichert, keine Inhalte des Kontaktformulars protokolliert, die IP-Adresse zur Ratenbegrenzung nur als gesalzenen Hashwert im Arbeitsspeicher hält, keine HTTP-Access-Logs aktiviert hat, die Diagnoseprotokolle des Website-Servers nach sieben Tagen löscht und gewöhnliche Anfragen nach zwölf Monaten löscht. Die zusätzliche Verarbeitung durch den freiwilligen KI-Assistenten ist in den Abschnitten 15 und 16 beschrieben. Ihre Betroffenenrechte einschließlich des Widerspruchsrechts bleiben unberührt.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an die Personen weitergegeben, die mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage befasst sind. Darüber hinaus können folgende Empfänger Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten:

• Microsoft Ireland Operations Limited als Auftragsverarbeiter für das Hosting dieser Website (Azure App Service) und für den E-Mail-Versand (Microsoft Exchange Online)
• Steuerberatung sowie IT- und Rechtsdienstleister, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist

Für Microsoft gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Soweit Microsoft im Rahmen der eingesetzten Dienste Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet, richtet sich dies nach den jeweils geltenden vertraglichen Produkt- und Datenschutzbedingungen einschließlich des DPA. Zusätzliche Empfänger beim freiwilligen KI-Assistenten sind in den Abschnitten 15 und 16 beschrieben. Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht.

10. Speicherdauer

Wir speichern Kontaktanfragen nur so lange, wie dies zur Bearbeitung und für eine gegebenenfalls anschließende Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Allgemeine Anfragen, aus denen keine Vertragsbeziehung entsteht und für die keine weitere Nachweis- oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, löschen wir spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung.

Soweit Korrespondenz Bestandteil gesetzlich aufbewahrungspflichtiger Geschäfts- oder Steuerunterlagen ist, gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen. Eine längere Speicherung kann außerdem erforderlich sein, solange ein Vertrag, eine Prüfung oder ein Rechtsstreit andauert oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Für die technischen Daten dieser Website gilt daneben:

• Diagnoseprotokolle des Website-Servers: Löschung nach sieben Tagen
• Daten der Missbrauchserkennung des Formulars: nur flüchtig im Arbeitsspeicher, längstens für die Dauer des jeweiligen Zeitfensters
• plattformseitige Protokolle bei Microsoft: nach Protokolltyp, Zweck und den jeweils geltenden Microsoft-Vertrags- und Dienstbedingungen

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@properit-consulting.de. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

12. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Aufgrund unseres Sitzes in Hessen ist für uns zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Deutschland
Dienstgebäude: Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: https://datenschutz.hessen.de

Sie können sich unabhängig davon auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

13. Sicherheit der Übertragung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol. Ist die Verschlüsselung aktiv, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Website, der eingesetzten Dienstleister oder der rechtlichen Vorgaben dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Führen wir künftig weitere Verarbeitungen ein, veröffentlichen wir die zugehörigen Informationen gemeinsam mit deren Aktivierung und aktualisieren das Datum dieser Erklärung.

15. Freiwilliger KI-Assistent auf der Website

Unser KI-Assistent beantwortet Fragen zu ProperIT Consulting und unseren Leistungen. Er kann auf Ihren Wunsch freie Termine prüfen, einen Termin vereinbaren oder eine Rückrufbitte übermitteln. Sie kommunizieren mit einem automatisierten System. Seine Antworten können Fehler enthalten; verbindliche Leistungs- und Vertragsauskünfte erhalten Sie von uns persönlich.

Allein der Besuch einer Seite, die Begrüßungsanimation und das Öffnen des Assistenten starten keine KI-Sitzung. Erst wenn Sie nach dem Datenschutzhinweis ausdrücklich zustimmen und den gewählten Modus starten, wird die Verbindung aufgebaut. Im Textmodus wird das Mikrofon nicht verwendet. Die Nutzung ist freiwillig; E-Mail und Kontaktformular stehen unabhängig davon zur Verfügung.

Für die Verarbeitung Ihrer Nachrichten und die Erzeugung der Antworten nutzt unser auf Microsoft Azure betriebener Dienst Azure OpenAI (Modell gpt-realtime). Microsoft verarbeitet dabei Ihre Eingaben, den bisherigen Sitzungskontext, Antworten und die für angefragte Funktionen notwendigen Angaben. Hinzu kommen technische Sitzungsdaten wie eine zufällige Kennung, Sprache, Verbindungszeit und Fehlerstatus. Für die Begrenzung von Sitzungsstarts hält der Website-Server Ihre IP-Adresse nur als gesalzenen Hashwert vorübergehend im Arbeitsspeicher.

Die freiwillige KI-Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit „Gespräch beenden“ für die Zukunft beenden oder uns über die oben genannten Kontaktdaten Ihren Widerruf mitteilen. Das Minimieren des Fensters beendet eine laufende Sitzung nicht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Gesprächsverlauf und Audiopuffer werden für die laufende Nutzung im Arbeitsspeicher verarbeitet; unsere Anwendung legt kein dauerhaftes vollständiges Transkript und keine Gesprächsaufzeichnung an. Der angezeigte Verlauf kann bis zum Beginn eines neuen Gesprächs oder zum Neuladen der Seite im Browser stehen bleiben. Diagnoseprotokolle können Sitzungskennungen, Dauer, Funktionsaufrufe, Fehler und eine kurze Ergebniszusammenfassung enthalten; erkennbare E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden aus dieser Zusammenfassung entfernt.

Wenn Sie einen Termin oder Rückruf wünschen, werden die dafür erforderlichen Angaben wie Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Anliegen und Terminzeit über Microsoft Graph in unserem Microsoft-365-Postfach beziehungsweise Kalender verarbeitet. Bei einem Versandfehler kann die Rückrufbitte mit Kontaktdaten und einem gekürzten Anliegen im Fehlerprotokoll erhalten bleiben, damit wir sie bearbeiten können. Für diese angeforderten Kontakt- und Terminvorgänge gelten die Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen aus den Abschnitten 8 und 10. Der Assistent läuft als eigener Dienst: Die dort genannte Sieben-Tage-Frist für Diagnoseprotokolle des Website-Servers ist keine Zusage für die Protokollaufbewahrung dieses Dienstes. Dessen Betriebsprotokolle unterliegen der jeweiligen Azure-Plattform- und Dienstkonfiguration.

Die fehlende dauerhafte Gesprächsspeicherung in unserer Anwendung bedeutet nicht, dass die beteiligten Anbieter keine Daten aufbewahren. Microsoft kann Inhalte und technische Daten für den Dienstbetrieb und zur Missbrauchserkennung verarbeiten und aufbewahren; verdächtige Inhalte können geprüft werden. Bei globalen Azure-Modellbereitstellungen ist Verarbeitung außerhalb der EU möglich. Die Region des Website-Hostings ist keine Zusage über den Verarbeitungsort des KI-Modells. Es gelten die jeweiligen Microsoft-Produkt- und Datenschutzbedingungen.

Bitte übermitteln Sie nur die für Ihre Frage erforderlichen Angaben, keine Passwörter oder sonstigen Zugangsdaten und keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten. Der Assistent dient nicht der Bewertung von Personen und trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie.

16. Sprachmodus des Website-Assistenten

Im Sprachmodus wird nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und der Mikrofonfreigabe im Browser Ihr Mikrofonton während der aktiven Sitzung an unseren Azure-Dienst und Azure OpenAI übertragen, um Sprache zu verstehen, zu transkribieren und Antworten zu erzeugen. Sie können das Mikrofon stummschalten oder die Sitzung jederzeit beenden.

Zur Sprachausgabe übermittelt unser Dienst den Antworttext an die Sprachsynthese-API von ElevenLabs. ElevenLabs erzeugt daraus die künstliche Stimme, die Sie hören. Der übermittelte Antworttext kann Angaben aus Ihrer Frage enthalten, wenn die KI sie in ihrer Antwort aufgreift. Ihren Mikrofonton senden wir in dieser Integration nicht an ElevenLabs.

ElevenLabs beschreibt die USA als Standardstandort für die Speicherung von Kundendaten. Eingabetexte, erzeugte Audiodaten und technische Daten können nach den jeweils geltenden Dienst- und Datenschutzbedingungen aufbewahrt werden. Für diese Integration wird keine ausschließlich europäische Verarbeitung und kein Zero Retention Mode zugesagt. Die für Microsoft in Abschnitt 15 erläuterte Anbieteraufbewahrung gilt auch im Sprachmodus.

Diese Hinweise betreffen den Sprachmodus im Browser. Das Starten einer Website-Sitzung verändert nicht die Weiterleitung unserer veröffentlichten Telefonnummer.