ProperIT Inbox Assistant
Kundenanfragen.
Schon vorbereitet.
Der Inbox Assistant bringt Nachrichten, Anhänge und relevantes Wissen zusammen. Ihr Team erhält einen vorbereiteten Vorgang mit Antwortvorschlag und nächstem Schritt. ProperIT passt das Framework an Ihre Abläufe und Systeme an.
Für Kundenservice, Innendienst und Fachteams, die Anfragen gemeinsam bearbeiten.
Was sich im Alltag verändert
Mehr Freiraum für Ihr Team.
KI für Ihren gemeinsamen Posteingang
Weniger zusammensuchen
Verlauf, wichtige Angaben und passende Unterlagen stehen im Zusammenhang. Ihr Team kann beim Anliegen einsteigen.
Gezielter weiterhelfen
Fehlende Informationen werden sichtbar. Aus einer unklaren Nachricht entsteht eine konkrete Rückfrage oder ein prüfbarer Antwortvorschlag.
Klarer übergeben
Zuständigkeit, offene Fragen und Folgeaufgaben bleiben beim Vorgang. Kollegen können die Bearbeitung nachvollziehen und übernehmen.
So arbeitet die Lösung
Vom ersten Anliegen bis zum nächsten Schritt.
- 01
Verstehen
Nachricht, bisheriger Verlauf und Anhänge werden als zusammenhängende Anfrage betrachtet.
- 02
Einordnen
Der Assistant ergänzt Wissen aus vereinbarten Quellen und zeigt, welche Angaben noch fehlen.
- 03
Vorbereiten
Eine Zusammenfassung, ein Antwortentwurf und die passende Folgeaufgabe geben Ihrem Team einen Ausgangspunkt.
- 04
Weiterarbeiten
Ihr Team prüft den Vorschlag, passt ihn an und gibt Antwort und Folgeaufgabe jeweils gezielt frei.
ProperIT Inbox Assistant
DEEinblick in die Demo mit fiktiven Beispieldaten.
Anwendungsfälle
Wo Ihr Team Unterstützung bekommt.
Serviceanfragen
„Die Anlage ist wieder ausgefallen.“ Nachricht und Servicebericht liefern den Kontext für eine gezielte Rückfrage und die Übergabe ans Fachteam.
Unterlagen und Anleitungen
Produkt, Sprache und Version helfen bei der Auswahl der passenden Information. Die Bereitstellung richtet sich nach Ihrem vereinbarten Ablauf.
Statusauskünfte
Kunde und Referenz führen zum richtigen Vorgang. Der Assistant bereitet die Antwort aus der vereinbarten Statusquelle vor und zeigt offene Punkte.
Rückfragen und Ergänzungen
Eine neue Adresse, eine korrigierte Referenz oder weitere Unterlagen ergänzen den Vorgang. Ihr Team sieht, was sich geändert hat.
An Ihre Arbeit angepasst
Ihr Prozess bestimmt den Assistant
Ein gemeinsamer technischer Kern bildet die Grundlage. Wir gestalten die Bearbeitung anhand Ihrer typischen Anfragen und verbinden die passenden Informationsquellen mit dem Ort, an dem Ihr Team weiterarbeitet.
- Ihre Anfragearten, Pflichtangaben und Fachsprache
- Ihre Verantwortlichen, Freigaben und Eskalationswege
- Outlook und SharePoint als Ausgangspunkt in Microsoft 365
- Weitere Anbindungen an CRM, ERP oder Ticketsystem nach vereinbartem Umfang
Das steckt in der Lösung
- Anfragen anhand von Inhalt und Zusammenhang einordnen
- Nachrichtenverlauf und relevante Anhänge zusammenführen
- Fehlende Angaben und widersprüchliche Informationen sichtbar machen
- Antworten und Folgeaufgaben mit nachvollziehbaren Quellen vorbereiten
- Zuständigkeiten, Übergaben und Freigaben nach Ihren Regeln gestalten
- Kategorien, Fachbegriffe und Antwortstil individuell anpassen
Lernen Sie die Lösung kennen
Eine Anfrage im Zusammenhang erleben
In einer begleiteten Demo zeigen wir die Vorbereitung und Prüfung anhand fiktiver Servicefälle. Gemeinsam besprechen wir, wie sich der Ablauf auf Ihre Anfragen und Systeme übertragen lässt.
- Originalnachricht, Anhänge und Belege am Vorgang ansehen
- Antwortvorschlag bearbeiten und einen nächsten Schritt prüfen
- Fehlende Angaben und die Übergabe an einen Kollegen nachvollziehen
Termin mit unserem Assistenten vereinbaren
Gut zu wissen
Ihre Fragen. Klare Antworten.
Ist der Inbox Assistant eine Standardsoftware?
Das Angebot ist ein individuell anpassbares Framework. ProperIT richtet Kategorien, Informationen, Rollen und Bearbeitungsschritte auf Ihren Betrieb aus und entwickelt die dafür vereinbarten Anbindungen.
Kann unser Team weiter mit Outlook arbeiten?
Outlook und gemeinsame Postfächer bilden einen Ausgangspunkt. SharePoint kann die vorgesehenen Dokumente und Arbeitsziele bereitstellen. Wie Ihr Team zwischen Postfach und Bearbeitung wechselt, gestalten wir mit Ihnen.
Welche weiteren Systeme lassen sich einbinden?
Wir prüfen die benötigten Daten und Schnittstellen Ihres CRM, ERP oder Ticketsystems. Die passenden Verbindungen gehören zur individuellen Umsetzung. Den konkreten Umfang vereinbaren wir vor Projektbeginn.
Verschickt der Assistant Antworten selbstständig?
Im gezeigten Ablauf prüft und genehmigt Ihr Team jede Antwort. Folgeaufgaben erhalten eine eigene Freigabe. Gemeinsam legen wir fest, wer entscheiden darf und welche Informationen in eine Kundenantwort gehören.
Was zeigt die Demo und was wird für uns angepasst?
Die Demo zeigt einen verbundenen Ablauf mit fiktiven Nachrichten, Dokumenten und Aufgaben. Sie umfasst die Vorbereitung aus PDF, gescannten PDF und DOCX sowie geprüfte Textantworten. Die Zustellung ausgehender Dokumente ist ein gesonderter Arbeitsschritt. Ihre Quellen, Berechtigungen und Systemverbindungen richten wir im vereinbarten Projekt ein und erproben sie mit Ihrem Team.
Wie beginnen wir und wie wird der Aufwand bestimmt?
Zwei typische Anfragen und ein Überblick über die heutige Bearbeitung reichen für den Einstieg. Gemeinsam klären wir Quellen, Entscheidungen und Anbindungen. Daraus entsteht ein Angebot für Umsetzung und Betreuung. Den Nutzen bewerten wir am gesamten Bearbeitungsaufwand einschließlich Prüfung und Korrekturen.
Sprechen wir über Ihren Arbeitsalltag
Welche Anfragen kosten Ihr Team Zeit?
Erzählen Sie uns von einem wiederkehrenden Vorgang. Gemeinsam skizzieren wir, wie Ihr Inbox Assistant ihn vorbereiten könnte.