ProperIT Order Intake
Bestellungen prüfen.
Weniger abtippen.
Order Intake bereitet Kundenbestellungen als prüfbare Auftragsentwürfe vor. Originale, Stammdaten und offene Fragen bleiben zusammen. Wir passen den Weg bis zur freigegebenen Übergabe an Ihre Auftragsbearbeitung an.
Für Auftragsbearbeitung und Vertriebsinnendienst in Großhandel, Fertigung und B2B-Dienstleistungen.
Was sich im Alltag verändert
Mehr Freiraum für Ihr Team.
KI für Ihren Auftragseingang
Informationen weiterverwenden
Angaben aus Bestellungen werden strukturiert vorbereitet. Ihr Team prüft die vorgeschlagenen Werte direkt am Original.
Abweichungen früher sehen
Unklare Artikel, Mengen, Einheiten oder Preise gelangen mit dem nötigen Kontext in die fachliche Prüfung.
Den Auftrag im Blick behalten
Zuständigkeit, offene Fragen und Übergabestatus gehören zum selben Vorgang. Ihr Team sieht, welcher Schritt als Nächstes ansteht.
So arbeitet die Lösung
Vom ersten Anliegen bis zum nächsten Schritt.
- 01
Erfassen
Nachrichten und Dokumente liefern die Angaben für einen strukturierten Auftragsentwurf mit Bezug zum Original.
- 02
Abgleichen
Kunden- und Artikeldaten sowie vereinbarte Regeln unterstützen die Prüfung von Positionen und Auftragsdetails.
- 03
Klären und freigeben
Ihr Team bewertet Abweichungen, ergänzt fehlende Angaben und gibt den geprüften Datensatz frei.
- 04
Übergeben
Die freigegebenen Daten gehen in den vereinbarten Folgeprozess. Die Rückmeldung zur Übernahme macht den Stand nachvollziehbar.
ProperIT Order Intake
DEEinblick in die Demo mit fiktiven Beispieldaten.
Anwendungsfälle
Wo Ihr Team Unterstützung bekommt.
Großhandel
Kundenartikelnummern und wechselnde Verpackungseinheiten treffen auf Ihr Sortiment. Der angepasste Ablauf bereitet Zuordnungen und Preisabweichungen zur Prüfung vor.
Fertigung
Teilenummern, Varianten und Wunschtermine gehören zum Auftragskontext. Ihr Team prüft die relevanten Angaben vor der weiteren Planung.
B2B-Dienstleistungen
Leistungsumfang, Standort und Referenzen werden für die Auftragsbearbeitung strukturiert. Vertrags- oder Projektdaten können die Zuordnung ergänzen.
Änderungen und Rückfragen
Eine E-Mail ändert die Menge, der Anhang zeigt noch den alten Stand. Ein passender Ablauf bringt beide Angaben zur zuständigen Person.
An Ihre Arbeit angepasst
Ihr Auftragseingang gibt die Richtung vor
Ein Großhändler braucht andere Prüfungen als ein Dienstleister. ProperIT gestaltet das Framework mit Ihrem Fachbereich und Ihrer IT. Bewährte Abläufe und vorhandene Systeme bilden den Ausgangspunkt.
- Ihre Felder, Artikelzuordnungen und Geschäftsregeln
- Ihre Verantwortlichen, Ansichten und Freigaben
- Passende Eingänge über Microsoft 365 oder vereinbarte Dateiübergaben
- ERP-, CRM- oder Importanbindung nach den Möglichkeiten Ihrer Systeme
Das steckt in der Lösung
- Bestellangaben aus vereinbarten Dokumenten und Nachrichten strukturieren
- Original, vorgeschlagene Werte und Prüfhinweise gemeinsam anzeigen
- Kunden- und Artikelzuordnungen anhand Ihrer Stammdaten vorbereiten
- Mengen, Einheiten, Preise und Summen nach festgelegten Regeln prüfen
- Unklare Angaben mit gezielten Rückfragen zur Entscheidung führen
- Freigegebene Auftragsdaten mit nachvollziehbarem Übergabestatus bereitstellen
Lernen Sie die Lösung kennen
Ein Auftrag vom Beleg bis zur Übergabe
Wir führen Sie durch eine Beispielbestellung und einen Fall mit offenen Fragen. Die Demo verwendet fiktive Daten und zeigt, wie Ihr Team Quellen prüfen und eine Übergabe vorbereiten kann.
- Bestellbeleg und vorbereitete Positionen nebeneinander prüfen
- Artikelzuordnung, Einheiten oder abweichende Angaben klären
- Freigabe, CSV-Übergabe und bestätigte Übernahme unterscheiden
Termin mit unserem Assistenten vereinbaren
Gut zu wissen
Ihre Fragen. Klare Antworten.
Für welche Bestellungen eignet sich der Ansatz?
Besonders interessant sind wiederkehrende Kundenbestellungen mit unterschiedlichen Formaten und manueller Übertragungsarbeit. Gemeinsam betrachten wir typische Belege, schwierige Fälle und Ihre Stammdaten. Daraus bestimmen wir den passenden ersten Anwendungsfall.
Welche Dokumente werden verarbeitet?
Die Demo zeigt die Verarbeitung von Text, PDF und Bilddateien wie PNG und JPEG. Welche E-Mails, Tabellen, Dokumenttypen und Größen Ihr Ablauf umfasst, legen wir anhand Ihrer Eingänge fest und erproben sie vor dem Einsatz.
Ersetzt Order Intake unser ERP?
Ihre vorhandene Auftragsbearbeitung bildet das Ziel des Ablaufs. Wir stimmen die passende Übergabe mit Ihrer IT ab, beispielsweise über einen unterstützten Import oder eine verfügbare Schnittstelle. Ein ERP-Wechsel gehört nicht zum Ansatz.
Was passiert bei unklaren Artikeln oder Mengen?
Ihr Team erhält Original, vorgeschlagene Werte und offene Fragen im Zusammenhang. Artikelzuordnungen, Einheitenregeln und Freigaben richten sich nach Ihren Stammdaten. Fachlich unklare Angaben brauchen eine Entscheidung, bevor der Auftrag weitergeht.
Ist die Demo bereits mit unserem Geschäftssystem verbunden?
Die Demo arbeitet mit fiktiven Bestellungen und zeigt eine nachverfolgbare CSV-Übergabe. Ein Export und seine bestätigte Übernahme sind getrennte Schritte. Den Zugang zu Ihrem Postfach und die Anbindung an Ihr ERP planen und entwickeln wir im vereinbarten Projekt.
Wie werden Einstieg, Kosten und Nutzen bestimmt?
Wir beginnen mit einer typischen Bestellung, einem schwierigen Fall und den beteiligten Systemen. Daraus entstehen Umfang und Angebot für Anpassung, Anbindungen und Betreuung. Gemeinsam bewerten wir Bearbeitungszeit, Rückfragen und Nacharbeit einschließlich Prüfung und Weiterverarbeitung.
Sprechen wir über Ihren Arbeitsalltag
Wo entsteht Aufwand in Ihrem Auftragseingang?
Eine typische Bestellung ist ein guter Anfang. Gemeinsam finden wir den passenden Ansatz für Ihren Prozess und Ihre Systeme.